Das digitale HSE-Risiko-Management

Wir leben in Zeiten mangelnder betrieblicher Ressourcen. Manch ein Betrieb muss derzeit viel Kraft und Geld für den Bezug von Rohstoffen und Materialien aufbringen. Energie, Fachkräfte, Finanzmittel und vielfach auch Ideen sind rar. Gleichzeitig stehen Unternehmen vor den steigenden Anforderungen ihrer Interessengruppen. Der Sicherheit in Themenfeldern wie Umwelt, Arbeit, Energie oder Gesundheit kommt dabei eine besondere Rolle zu.

Werden Standards und Rechtsvorgaben in den sogenannten HSE-Sach- und Rechtsgebieten missachtet, können die Risiken für Mensch und Umwelt erheblich sein. Kommt es zu Abweichungen in Audits oder können Zertifizierungen nicht erlangt werden, kann dies zudem spürbare Auswirkungen auf die Marktstellung haben. Der Zugang zu den knappen Ressourcen wird damit noch größer. Es gilt etwa, die Lieferketten nachzuweisen, Beschaffenheitsanforderungen von Produktionsanlagen zu kennen, Gefahren für Mitarbeitende einzuschätzen und Maßnahmen zur Vermeidung durchzuführen oder auch verbrauchsreduzierende Investitionen für die Energiesicherheit zu tätigen. Allein mehr als 800 gesetzliche Anforderungen in dem EHS-Umfeld sind für Betriebe keine Seltenheit. Dabei unterscheidet der Gesetzgeber teilweise nicht einmal zwischen Konzern oder Mittelstand. Die Legal Compliance-Anforderungen und interne Regelwerke kommen hinzu.

EHS-Software als Potenzialverstärker

Es sind gerade die Unternehmen mit einer knappen Personaldecke, das HSE-Management kaum geleistet bekommen. Die Aufgaben im Bereich Environment, Health, Safety werden vielfach auf zu wenige Schultern verteilt oder erst gar nicht erkannt. Wegen fehlender finanzieller Mittel oder Investitionswillen haben die HSE-Verantwortlichen oftmals nicht einmal eine unterstützende fachliche Software im Einsatz. Dabei kann diese nicht nur wichtige Funktionen wie die stellenübergreifende Datenzusammenführung übernehmen. Die passende digitale Lösung ist auch ein wichtiger Hebel, um für die Verantwortlichen zeitliche Ressourcen zurückgewinnen, damit sie ihre qualifizierten Potenziale vollumfänglich in die Rechtssteigerung einbringen können.

Betriebliche Risiken integrativ bearbeiten 

Es gibt digitale Tools am Markt, die bei einem HSE-Risiko-Management unterstützen. Als besonders hilfreich wird dabei Software wahrgenommen, die verschiedene fach- und themenspezifische Anwendungsfälle in einem einzigen Mandanten bereitstellt. Das können Gefährdungsbeurteilungen sein, Betriebsanweisungen, Prüfungen, Rechtskataster, Audits und einige mehr. mesh:a aus dem Hause eco COMPLIANCE ist solch eine praxisgerechte Lösung. Einer der wesentlichen Unterschiede zu Standard-Software liegt in ihrem integrativen Aufbau. Diesen ermöglicht unter anderem die zugrunde liegende Digitalisierungsplattform Ninox. Die verschiedenen Aspekte in der sicheren Cloud sind eng miteinander vernetzt und können nach Bedarf uneingeschränkt genutzt werden. Ein modularer Aufbau entfällt damit. Dieser wird bei Standardsoftware von Anwendenden im Rechtsbewertungs- und Umsetzungsprozess von manchen Nutzern als künstliche Verknappung wahrgenommen. Dabei wird eine Diskrepanz zwischen Leistungsportfolio der Software und den persönlichen Aufgaben empfunden. Sie entsteht dann, wenn für das Hineinwachsen in die modulare Welt mit all ihren Funktionen im Betrieb Geld und Arbeitskraft fehlen.

Das integrative und schlanke mesh:a-Konzept leistet einen Beitrag für einen zeitgemäßen Ressourceneinsatz. Dazu können Arbeitsgänge im HSE-Prozess nach Bedarf nahtlos durchgeführt und dokumentiert werden, ohne  Modulgrenzen. Das fördert eine effiziente Arbeitsweise in einer einzigen führenden Lösung.

Ein weiteres Problem bei der Softwarewahl stellt die Einschätzung des künftigen Nutzungsgrades dar, auch hinsichtlich auf Softwareerweiterungen. Den betrieblichen Geldgebern fehlt oft die Vorstellung, wie intensiv das noch fehlende Modul genutzt werden wird. Die Fachabteilungen haben noch keine Erfahrung mit der Nutzung. Ob mit oder ohne weitere Module, die HSE-Aufgaben bleiben und sind durchzuführen. Auch an diesem Punkt bietet das integrative mesh:a einen schlanken Einstieg in die HSE-Arbeitswelt, ohne hellseherische Fähigkeiten haben zu müssen.

Nutzer berichten, wie sie sich mit Praxisfällen in die Aspekte hereinarbeiten und damit den Mehrwert live erfahren. mesh:a steht nicht im Wettbewerb mit ausgereifter Standardsoftware. Es gibt viele nachvollziehbare Gründe, modulare Software im Betrieb einzusetzen. mesh:a kann auf dem Weg in eine international vernetzte Betriebsanwendung Brücken schlagen. Die Cloud kann gleichfalls für einen ernsthaften Start in ein professionelles Risiko-Management genutzt werden. Mit den gesammelten Erfahrungswerten können betriebliche Risikolagen bewertet werden und Orientierung hinsichtlich einer Software geschaffen werden. Darüber hinaus bietet mesh:a sich für kleinere Unternehmen als umfängliche HSE-Lösung an, um rechtssicher mit einer Vielzahl an Aspekten die betrieblichen Risiken unabhängig vom Standardsoftwaremarkt zu managen.

Office-Tools ablösen: Change Maker mesh:a 

Die Einführung einer EHS-Lösung ist nur dann rentabel, wenn die Anwender die Software regelmäßig nutzen und echte Vorteil zur vorherigen Arbeit wahrnehmen. Ein Teil der mesh:a-User kommt aus der Welt der Office-Suiten. Sie sind es gewohnt, im Rahmen der Rechtserfüllung im HSE-Umfeld kollaborativ zu arbeiten. Sie verlieren ihre Zeit und Orientierung jedoch oft in Einzeldateien und Versionierungen. Darum erleben sie das teambasierte mesh:a als wahres Uplevel und profitieren oft schon nach kurzer Zeit von seinem Nutzen. Nicht nur, dass sie die verschiedenen Stände ihrer Arbeit, die vor Nutzung der mesh:a Cloud entstanden sind, eigenständig importieren und damit nahezu einfach an die Betriebsprozesse andocken können, was eine intuitiv nutzbare Excel-/CSV-Schnittstelle ermöglicht. Auch die skalierbare Abbildung der Organisation nach Anwendungsfällen und die rechtsgelenkte Verbindung der einzelnen Aspekte untereinander hat für sie klare Vorteile. Sicherlich lässt sich eine Gefährdungsbeurteilung oder Betriebsanweisung mit einem Textprogramm gestalten. Genauso wie ein Gefahrstoffkataster oder Rechtskataster mit einem Tabellenkalkulationsprogramm abgebildet werden kann. Doch allein der schnelle Zugriff auf aktuelle Kataloge wie etwa Gefahrenklassen, Schutzmaßnahmen oder Ge- und Verbotszeichen oder gar Handlungsempfehlungen zu Rechtsänderungen in mesh:a reduziert den Arbeitsaufwand deutlich und schafft Rechtssicherheit.

HSE-Management – von reaktiv zu proaktiv 

Wenn in den Betrieben wenige EHS-Experten viele Aufgaben stemmen sollen, arbeiten diese oft reaktiv und adhoc, was einer angestrebten Rechtssicherheit konträr entgegenstehen kann. Das mesh:a Konzept der aufgabenorientierten Verknüpfung von Inhalten innerhalb der Aspekte ist daher sehr gefragt. Fehlt beispielsweise zur Gefährdungsbeurteilung eines Gefahrstoffs noch der Ort der Lagerung, kann dieser direkt im Arbeitsprozess angelegt werden und beispielsweise mit Zusammenlagerungsverboten hinterlegt werden. Solch ein rechtsgelenktes und gleichfalls intuitives Arbeiten auf allen Ebenen kann sukzessive zu einem zunehmend aktiven und später proaktiven Risiko-Management führen. Dafür müssen nicht alle Organisationsdaten vollumfänglich zu Beginn in Beziehung gesetzt werden. Wie Synapsen in einem stetig trainierten Gehirn verbinden sich beispielweise Arbeitsmittel, Gefahrstoffe, Prüfungen, Anlagen, Rechtspflichten, Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Stellen oder Orte nach und nach anwendungsbezogen zu einer lernenden und sicheren Organisation. Als besonders hilfreich wird dabei die Risikoauswertung über die Aspekte hinweg wahrgenommen, wenn etwa fehlende Gefährdungsbeurteilungen zu Gefahrstoffen durch das System aufgezeigt werden, Zusammenlagerungsverbote von Stoffen, fehlende Prüfungen zu hinterlegten Prüffristen und vieles mehr. Risiken sind demnach stets auswertbar und Maßnahmen daraus ableitbar.

Rechtskataster als Herzstück der Sicherheit

Neben den mesh:a-Nutzenden, die vorher mit Office-Anwendungen ihr Risiko-Management gestaltet haben, gibt es auch beispielsweise anwendende Stabstellen auf Konzernebene. Sie begeistern sich für mesh:a nicht nur aufgrund der intuitiven Usability und vielfältigen Customizingoptionen der Lösung. Viele von ihnen nehmen mit den Aspekten des Rechtskatasters insbesondere die betriebliche Compliance in den Fokus. Hier kommen die Kernleistung der eco COMPLIANCE GmbH und mesh:a wertsteigernd zusammen. Der Dienstleister ermittelt die einschlägigen Vorschriften und Pflichten, bildet sie praxisnah in mesh:a für den Betrieb ab und pflegt die Inhalte periodisch stellenspezifisch im Mandanten. Die Rechtsbeiträge mit Handlungsempfehlungen sind für den Betriebsbeauftragten als Praktiker das, was das Pflichtenpaket für die Führungskräfte zur Risikobewertung ist. Eine optimal auf ihre Rolle zugeschnittene und für Nichtjuristen übersetzte Bewertungsgrundlage eines betrieblichen Risikos für den individuellen Verantwortungsbereich.

Dass die HSE-Cloud und der Rechtsinhalt aus einem Hause stammen, ist ein wahrgenommener Qualitätsvorteil zu anderer Software mit Fremdinhalten. Gleichzeitig steht diese Strategie auch für eine nachhaltige Ressourcenbündelung. Sie kann Klarheit schaffen, ist eine zielgerichtete Investition und trägt somit dazu bei, Risiken zu minimieren.