Neu: Smart Fit Verknüpfungen

Vom 19.05.2019

In Schritt 2 unseres Getting Compliance Concepts bündeln wir relevante Rechtspflichten bzw. Rechtsänderungen und weisen die Zusammenfassungen den Führungskräften im Unternehmen spezifisch nach jeweiliger Relevanz zu. Wie stellen wir die passenden Verknüpfungen zu den Verantwortlichen her?

Nachfolgend ein kleiner Vergleich unserer bisherigen Vorgehensweise mit dem neuen Smart Fit Verfahren.

Bisheriges Verfahren: Festlegung von Stellen

Gemeinsam mit dem Kunden werden in dessen Softwarelösung oder auf Basis einer Exceldatei die Führungskräfte mit folgenden Informationen festgelegt:

  • Bezeichnung ihrer Stelle bzw. Position (z.B. Geschäftsführung, Leiter Instandhaltung, Logistikleiter, Fertigungsleiter, Leiter Personalabteilung, Abfallbeauftragter etc.)
  • zugehörige Organisationseinheit (Abteilung) oder Standorteinheit (räumliche Zuordnung wie Standort, Gebäude, Anlage)
  • ggf. Beschreibung der Funktion bzw. Tätigkeiten

Die so beschriebenen verantwortlichen Stellen werden von uns im Rahmen des Setups mit den Vorschriften und ihren relevanten Rechtspflichten verknüpft. Wir greifen dabei auf unsere Erfahrung zurück. Der Kunde kann unsere Vorschläge für die Verknüpfungen und unsere Inhalte in einer Testumgebung einsehen und kommentieren.

Die Kommentierung durch den Kunden kann durchaus mehrere Schleifen nach sich ziehen, weil

  • nicht transparent dargestellt wird, wie die Zuordnungen durchgeführt wurden und
  • die Stelle bzw. Position oftmals nicht ausreicht um die spezifischen Belange (ein Betriebsleiter geht mit Gefahrstoffen, der andere nicht) zu berücksichtigen.

Neu: Smart Fit Verfahren nutzt zusätzlich Rollen

Für die Zuweisung der Pflichten arbeiten wir intern mit Rollen, die wir den Stellen zuordnen. Jede Rolle steht für einen speziellen Pflichtenkatalog. Pflichtenkataloge und Rollen werden dabei auch spezifisch für Kunden neu definiert. Es ist generell zu unterscheiden zwischen

  • Basis-Rollen aufgrund der Position in der Hierarchieebene oder auch einer Beauftragtenfunktion (z.B. Geschäftsführung -> Betriebsleiter -> Büroführungskraft)
  • Zusatz-Rollen aufgrund von spezifischen Begebenheiten/Tätigkeiten (z.B. Umgang mit Lasern, Gefahrstoffe, Sprengstoffe, Röntgengeräte)

Mehrere Rollen können demnach eine Stelle detailliert und individuell beschreiben. Dem Kunden schlüsseln wir die Rollen auf. Auf Basis eines ersten Vorschlags von uns, kann er die Rollen zu den Stellen nochmals eigenständig ändern. Das schafft Transparenz und Zeitersparnis für den nächsten Schritt, der Kommentierung des Rechtskatasters in der Testumgebung.

 

Neugierig wie die Rollen aussehen können? Dann laden Sie sich gerne unsere Beispiele herunter.

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Stellen_Rollen.xlsx

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