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Guter Inhalt für gute Software

Software

Der Markt an Software zu Themen der Arbeitssicherheit, Umwelt- und Energie-Aspekte sowie Nachhaltigkeit ist groß. Von spezialisierter Fachanwendung bis hin zur umfassenden Branchenlösung sind in Unternehmen oftmals eine Vielzahl an Anwendungen im Parallelbetrieb. In der Vergangenheit reichte ein regelmäßiger, innerbetrieblich fachübergreifender Austausch zu Kennzahlen und Sachständen aus. Sie wurden aus den jeweiligen Anwendungen ausgelesen. Es gibt gute Gründe, heute von Vorhinein integrativer zu agieren und sich mühselig erarbeitete Excel- und Powerpoints zu sparen. 

Um die zunehmend höheren gesetzlichen Anforderungen an die betriebliche Sicherheit weiterhin erfüllen zu können, werden Fachinhalte aus verschiedenen Lösungen zunehmend zusammengeführt. Integrierte Management-Systeme sind ein Treiber solcher Entscheidungen. Aber auch das kollaborative Arbeiten von Betriebsbeauftragten oder Anforderungen des Vorstands, betriebliche Risiken über Software- und Standortgrenzen hinweg schnell erkennen zu können, erfordern eine genauere Analyse vorhandener Systeme. Solch ein Prozess kann nicht nur die Erfüllung der Normenanforderungen der Management-Systeme fördern. Eine gute Umsetzung steigert letztlich auch die Rechtssicherheit erheblich. Denn Grundlage aller Bewertungs- und Umsetzungsprozesse im EHS-Umfeld sind einschlägige Rechtsvorschriften mit konkreten rechtlichen Anforderungen. In diesem digitalen Wandlungsprozess befinden sich aktuell viele erfolgreiche Unternehmen. Es gilt die betrieblichen Rechtsanforderungen kennenzulernen und sie bestmöglich für alle Player systemseitig im Unternehmen bereitzustellen.

Wie sieht Ihre aktuelle EHS-Software-Landschaft aus?

Handelt es sich in Ihrem Unternehmen um einzelne Lösungen oder gibt es eine modulhafte, erweiterbare Software? Sind deckungsgleiche Anwendungen an jedem Standort im Einsatz, möglicherweise sogar eine zentralisierte Lösung für alle Business-Einheiten oder liegt die Entscheidungshoheit über den Software-Einsatz in den  jeweiligen Betrieben? Ist die eingesetzte Anwendung etwa aus der Zeit gefallen und wird kaum weiterentwickelt und wie akzeptiert sind diese von den Mitarbeitenden? 

Für ein zu planendes Projekt rund um ein Rechtskataster und Compliance-Management sind derartige Überlegungen für eine Preis- und Zeitfindung richtungsweisend. Sie treten jedoch teilweise zu spät ins Bewusstsein der Handelnden. Dabei kann nach Ausschlussprinzip relativ schnell eine ressourcenschonende Entscheidung getroffen werden. Diese sicher nicht vollständige aber ideengebende Liste kann helfen:

Für welche EHS-Themen gibt es bereits Individual- oder Standard-Software? 

  • Gefährdungsbeurteilungen
  • Online-Unterweisungen
  • Qualifizierungsmanagement
  • Gefahrstoffkataster
  • Audits und Umfragen
  • Nachhaltigkeitsberichterstattung
  • Arbeitsmittelverwaltung
  • Prüfungen
  • Unfallmanagement
  • Instandhaltung
  • Dokumentenmanagement
  • Verbandsbuch
  • und andere

Welche Anforderungen sollen Anwendungen mit Rechtsbezug erfüllen?

  • Stand-Alone-Lösung für das Rechtskataster
  • Modulare EHS-Software mit integriertem Rechtskataster
  • Rechtskatataster in und für eine SAP-Umgebung
  • Eigene IT möchte Ressourcen in Software-Projekt einbringen
  • Anbindung an Verzeichnisdienste (Active Directory/SSO)
  • Der Betrieb auf eigenen Servern ist Muss-Anforderung
  • Betrieb unter DIN ISO 27001 ist Pflicht
  • Server in Deutschland soll sein
  • Sie darf in sicherer externen Cloud laufen
  • Server in EU (DSGVO) ist gewünscht
  • Browser-Anwendung oder Client-Installation
  • APP-Fähigkeit
  • weitere Kriterien

Solche Fragestellungen helfen in einer Orientierungsphase auf dem Weg zu einem Compliance-Management. Oftmals verschwimmen die Grenzen zwischen Rechtskataster und Software-Projekt. Mehr Informationen auf Unternehmensseite heißt manchmal auch mehr Unsicherheit, was wirklich gebraucht wird. Bedarf es grundsätzlich einer zeitgerechten, modernen und ausbaufähigen EHS-Software oder sind Sie digital gut gerüstet und benötigen zusätzlich ein integriertes Rechtskataster in Ihrem vorhandenen System? Wir empfehlen in beiden Fällen stets integriert zu denken und zu handeln. Denn ohne ein standortspezifisches Rechtskataster als Bewertungsgrundlage und rechtskonforme Dokumentation Ihrer Rechtssicherheit nützt aus unserer Sicht die beste Software nichts, da das Fundament für die Compliance fehlt.

Achten Sie in Ihrer Orientierungsphase darauf, woher die aufbereiteten Rechtsinhalte kommen. Eine Schnittstelle zu Rechtsdatenbanken in EHS-Software stellt dabei noch kein Rechtskataster dar. Sie kann Grundlage zur Erstellung eines individuellen Rechtskatasters sein, setzt jedoch voraus, dass das Wissen um Einschlägigkeit der Vorschriften und die professionelle Herausarbeitung der Rechtspflichten im Betrieb vorhanden ist. Wenig Mehrwert bieten aus unserer Sicht Systeme, die Fremdinhalte einbinden, jedoch ohne Service daher kommen. In solchen Fällen stellt das vermeintliche Rechtskataster letztlich eine Rechtssammlung dar.

Unser Import-Service und Schnittstellen

eco COMPLIANCE setzt ganz auf praxiskonformen Inhalt. Wir erarbeiten mit Ihnen ein präzise zutreffendes Rechtskataster und bereiten die Daten schnittstellengerecht auf. Dadurch kann ein unkomplizierter Import in Ihre Software möglich werden. Für eine bestmögliche Kompatibilität pflegen wir zudem Technologie-Partnerschaften mit führenden EHS-Software-Anbietern. Zusammen mit unseren offenen Schnittstellen auf den verschiedenen Ebenen des Rechtskatasters stellen wir einen zuverlässigen und fehlerfreien Datenaustausch sicher. Das betrifft nicht nur die Migration bestehender Daten, sondern auch die reproduzierbare, fristgerechte Rechtsaktualisierung. Ihre IT-Abteilung muss nicht tätig werden und Sie selbst können sich unbeschwert auf die Rechtsbewertung und Dokumentation in der von Ihnen präferierten Anwendung konzentrieren.

eco COMPLIANCE – unabhängig und inhaltsgetrieben

Damit sich eco COMPLIANCE unbeeinflusst auf die Aufbereitung von Rechtsinhalten konzentrieren kann, ist eine offene Haltung gegenüber den unterschiedlichen Akteuren im Compliance-Umfeld wichtig. Diese inhaltliche und wirtschaftliche Unabhängigkeit ist uns insbesondere in der Zusammenarbeit mit Software-Anbietern wichtig. Sie sollten wissen:

  1. eco COMPLIANCE ist eine eigenständige juristische Person
  2. Kein Software-Unternehmen hält Unternehmensanteile an der GmbH
  3. Provisionen von Software-Unternehmen und -Anbietern werden abgelehnt
  4. Nicht die Software bestimmt den Inhalt, sondern Rechtssicherheit und Arbeitspraxis
  5. Wir behalten uns eine Zusammenarbeit vor, insbesondere für GCC ungeeignete Anwendungen

Bei Vermittlung von Interessenten durch die Software-Unternehmen wird eine Vergütung nicht ausgeschlossen.

eco COMPLIANCE begleitet Ihre Orientierungsphase rund um das Rechts-Management aufrichtig und offen. Ebenso fair stehen wir unseren Technologie-Partnern im Vertriebsprozess zur Seite. Für Sie sollte es keinen Unterschied machen, ob Sie zuerst über ein partnerschaftlich verbundenes Software-Unternehmen an uns herangetreten sind oder im direkten Kontakt mit uns stehen. Oftmals entscheidet sich erst später im Prozess, welche Lösung für Ihre Anforderungen die beste sein kann. Wenn Sie jedoch zuerst auf eco COMPLIANCE zukommen, können wir Ihnen auf Wunsch eine unabhängige Software-Empfehlung aussprechen. Kommen Sie über einen unserer Partner, gehen wir davon aus, dass Sie sich mit diesem bereits intensiv über die Software ausgetauscht haben und konzentrieren uns mit Ihnen ganz auf die Rechtsinhalte.

Unser Tipp: Hinterfragen Sie sich, was Ihnen für Ihr Projekt wichtiger ist. Benötigen Sie neben dem Compliance-Management auch Beratung, wie Sie betriebliche EHS-Themen in einer Software in einem unternehmerischen Gesamtprojekt abbilden können, kann der Weg über einen Software-Anbieter empfehlenswert sein . Für den fachlich-inhaltlichen Fokus zum integrierten betrieblichen Risikomanagement steht eco COMPLIANCE Ihnen gerne zur Verfügung.