Audits sind ein wichtiges Instrument zur Sicherstellung von Konformität, Wirksamkeit und kontinuierlicher Verbesserung. Sie bringen Struktur, schaffen Transparenz und helfen Organisationen, sich weiterzuentwickeln.
Und dann gibt es diese besonderen Momente im Auditalltag, in denen Anforderungen an Unternehmen herangetragen werden, die fachlich interessant, normativ kreativ und organisatorisch – sagen wir – ausbaufähig sind.
Nicht falsch, nicht böswillig, aber gelegentlich mit einer bemerkenswerten Mischung aus Prüfeifer, Branchenübertragungen und sehr engagierter Interpretation.
Im Folgenden eine kleine Sammlung dessen, was uns im Laufe der Zeit so begegnet ist.
Das fehlende Verbot des Tötens von Tieren im Rechtskataster
Ein Hinweis, der zunächst sprachlos macht und dann zum Nachdenken anregt:
Im Rechtskataster fehle die Pflicht, keine Tiere zu töten.
Juristisch korrekt? Selbstverständlich existieren entsprechende Regelungen.
Praktisch relevant für ein unternehmensspezifisches Rechtskataster? Eher eingeschränkt.
Folgt man dieser Logik konsequent, müsste das Kataster künftig wohl auch:
- die vollständige StVO
- Teile des Strafrechts
- vorsorglich sämtliche allgemein gültigen Normen enthalten.
Sicher ist sicher.
Der kleine Haken:
Ein Rechtskataster soll unternehmensrelevante Betreiberpflichten abbilden, nicht das gesamte zivilisatorische Regelwerk.
Verpackungsverordnung beim Gasversorger – die große Verpackungsstrategie
Eine weitere ernsthafte Fragestellung:
Wie werden die Anforderungen der Verpackungsverordnung bei einem Gasversorger umgesetzt?
Eine sehr gründliche Betrachtung, insbesondere für eine Branche, deren Hauptprodukt bekanntermaßen selten in Kartons oder Blisterverpackungen ausgeliefert wird.
Natürlich existieren Verpackungen im Unternehmen (z. B. bei Ersatzteilen oder Lieferungen).
Aber die Vorstellung einer systematischen Verpackungsstrategie für die Energieversorgung hat einen gewissen Charme.
Hochwasserschutz für eine Anlage auf dem Berg
Die Nachfrage nach dem Hochwasserschutzkonzept für eine Anlage mit Berglage zeigt eindrucksvoll, wie konsequent risikoorientiertes Denken umgesetzt werden kann.
Topografische Realität: erhöhter Standort.
Auditperspektive: potenzielles Hochwasserrisiko.
Das Ergebnis: sehr reale Diskussionen über ein Szenario, das in der Praxis eher mit Geografie als mit Managementsystemen gelöst wird.
Man könnte sagen: vorausschauend, sehr vorausschauend.
Betriebsanweisungen für jeden einzelnen Gefahrstoff (bitte ohne Gruppierung)
Im Gefahrstoffkataster wurde gefordert, dass für jeden einzelnen Stoff eine separate Betriebsanweisung zu erstellen sei. Gruppierungen wurden zunächst kritisch gesehen.
Die theoretische Konsequenz:
- 5 ähnliche Stoffe = 5 Anweisungen
- 20 ähnliche Stoffe = 20 Anweisungen
- 50 ähnliche Stoffe = ein sehr beeindruckender Ordnerbestand
Die Sicherheit bleibt gleich.
Die Dokumentationsdichte steigt signifikant.
Aus Sicht der Papierstatistik ein voller Erfolg.
Ein Rechtskataster reicht nicht – ein zweites aus Anlagensicht bitte
Ein vorhandenes Rechtskataster wurde als nicht ausreichend bewertet.
Gewünscht wurde ein zusätzliches Kataster, strukturiert nach Anlagen, inklusive zugehöriger Gesetze, Verantwortlichkeiten und Pflichten.
Fachlich gedacht zunächst nachvollziehbar.
Organisatorisch bedeutet das jedoch häufig: doppelte Pflege, doppelte Abstimmung und doppelter Aufwand bei jeder Aktualisierung.
Hinzu kommt ein grundlegender Punkt, der in der Praxis oft übersehen wird: Pflichten entstehen nicht auf Anlagenebene – sie entstehen gegenüber dem Unternehmen und werden über Rollen wahrgenommen.
Eine rein anlagenbezogene Struktur kann zwar Transparenz über technische Zusammenhänge schaffen, sie ersetzt jedoch keine saubere Zuordnung von Betreiber-, Organisations- und Kontrollpflichten. Im Gegenteil: Sie birgt das Risiko, dass Verantwortung diffus wird, weil mehrere Anlagenbezüge existieren, aber keine klare, übergreifende Rollenverantwortung definiert ist.
Effizienz ist daher nicht nur eine Frage der Detailtiefe, sondern der Struktur.
Ein systematisches Rechtskataster mit klar definierten Rollen, ergänzt um eine technische Zuordnung zu relevanten Anlagen als Informationshilfe, schafft Transparenz – ohne künstliche Doppelstrukturen aufzubauen.
Rechtssicherheit entsteht durch klare Verantwortung.
Anlagen helfen bei der Orientierung.
Verantwortung tragen Menschen.
Das separate Managementhandbuch, obwohl alles digital integriert ist
Alle Prozesse, Regelungen und Dokumente waren vollständig in einer Managementsoftware integriert, versioniert und freigegeben.
Die ergänzende Anforderung: ein klassisches Managementhandbuch erstellen.
Denn ein System, das vollständig digital, nachvollziehbar und strukturiert vorliegt, ist gut.
Ein zusätzliches Dokument, das denselben Inhalt in anderer Form wiedergibt, ist – zumindest optisch – noch besser.
Der Mehrwert liegt hier oft weniger in der Normforderung als im vertrauten Gefühl eines „richtigen Handbuchs“.
Schulungsunterlagen bitte zusätzlich beim Managementbeauftragten lagern
Schulungsunterlagen lagen bereits bei Führungskräften und der Personalabteilung vor – nachvollziehbar, strukturiert und zugänglich.
Die Anregung: zusätzliche Ablage beim Managementbeauftragten.
Mehr Transparenz durch mehr Ablageorte.
Und mehr Ablageorte bedeuten bekanntlich automatisch mehr Übersicht.
Zumindest in der Theorie.
„Wo ist die handschriftliche Unterschrift?“ – trotz digitaler Freigabe
Trotz digitaler Freigabeprozesse mit eindeutiger Nachverfolgbarkeit wurde die handschriftliche Unterschrift im Dokument vermisst.
Ein fast romantischer Moment im digitalen Managementsystem:
Das System weiß exakt, wer wann was freigegeben hat, aber der Kugelschreiber fehlt als emotionales Kontrollinstrument.
Revisionssicherheit: vorhanden.
Tinte auf Papier: wünschenswert.
Effizienzbewertung der Trocknungskammer im Audit
Mitten im Audit wurde hinterfragt, warum eine Trocknungskammer nicht effizienter genutzt wird.
Eine spannende betriebswirtschaftliche Fragestellung, allerdings eher im Rahmen einer Prozessberatung als einer Normbewertung.
Audits entwickeln hier gelegentlich eine spontane Nebenkompetenz im Bereich Anlagenoptimierung.
Die wöchentliche Prüfpflicht im Gewässerschutz – eine Anforderung auf Wanderschaft
Der Höhepunkt war die Forderung nach einer wöchentlichen Prüfpflicht einer Anlage im Bereich Gewässerschutz.
Klar formuliert, sehr bestimmt vertreten und scheinbar selbstverständlich.
Nach gründlicher Recherche und fachlichem Austausch stellte sich heraus:
- keine rechtliche Grundlage
- keine normative Forderung
- keine verbindliche Betreiberpflicht
Die Quelle: eine Information aus einem Auditorentreffen, weitergegeben aus der Erinnerung, ursprünglich bezogen auf eine spezielle Herstelleranleitung für bestimmte Einsatzbedingungen (u. a. in bergigen Regionen).
Aus einer kontextabhängigen Empfehlung wurde so eine vermeintlich allgemeingültige Prüfpflicht.
Ein beeindruckender Karriereweg für eine Einzelinformation.
Der kritische Blick: Woher kommen solche „Anforderungen“ und wem nützen sie?
Bei aller Heiterkeit steckt dahinter ein ernstes Thema.
Denn viele dieser Punkte entstehen nicht aus den Normen selbst, sondern aus:
- individuellen Interpretationen
- Erfahrungen aus anderen Branchen
- Auditoren-Austauschformaten
- persönlichen Prüfschwerpunkten
- und gelegentlich schlicht aus sehr engagiertem Halbwissen
Wichtig ist daher die grundlegende Einordnung:
Nicht jede im Audit geäußerte Forderung ist automatisch eine normative Verpflichtung.
Eine echte Nichtkonformität benötigt zwingend:
- eine konkrete Anforderung aus Norm, Gesetz oder Regelwerk
- einen objektiven Nachweis
- eine nachvollziehbare Ableitung
Diesen Nachweis muss der Auditor erbringen. Nicht das Unternehmen durch vorsorgliche Übererfüllung sämtlicher denkbarer Eventualitäten.
Ein professioneller Umgang bedeutet daher:
- ruhig bleiben
- freundlich nachfragen („Auf welche konkrete Anforderung stützt sich das?“)
- Aussagen sachlich prüfen
- und nicht vorschnell zusätzliche Systeme, Register oder Handbücher erfinden
Mit einem kleinen Augenzwinkern lässt sich zudem ein Muster beobachten:
Auditoren fragen besonders intensiv dort, wo sie sich sehr sattelfest fühlen.
Oder anders gesagt: Was sicher erscheint, wird besonders gründlich geprüft.
Umso wichtiger ist es, den Dialog aktiv zu gestalten und den Fokus auf tatsächlich risikorelevante und systemrelevante Themen zu lenken, statt sich in theoretischen Nebenkriegsschauplätzen zu verlieren.
Fazit
Der vielleicht wichtigste Grundsatz im Auditalltag lautet daher:
Gelassenheit schlägt Aktionismus.
Nicht alles, was nach Pflicht klingt, ist auch eine Pflicht.
Nicht jede Feststellung ist eine Abweichung.
Und nicht jede sehr überzeugend vorgetragene Aussage ersetzt eine belastbare normative Grundlage.
Oder seriös formuliert – mit einem kleinen Lächeln:
Vertrauen ist gut, Normbezug ist besser.
