Ob ISO 14001, ISO 50001, ISO 45001 oder EMAS – das Rechtskataster steht regelmäßig im Fokus von Audits. Und ebenso regelmäßig erleben Unternehmen bei der Auditierung unangenehme Überraschungen: scheinbar fehlende Gesetze, unklare Zuständigkeiten, veraltete Daten – und als Folge: Neben- oder sogar Hauptabweichungen im Audit. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch Zeit und Ressourcen im Nachgang.
Unser Support kennt dieses Szenario nur zu gut. Kurz vor oder nach dem Audit häufen sich plötzlich Anfragen wie:
„Gesetz XY fehlt – was tun?“
„Wo finde ich ABC?“
„Unser Rechtskataster scheint unvollständig!“
„Die Pflichten sind niemandem zugeordnet!“
Doch bevor wir in die häufigsten Ursachen einsteigen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Anforderungen:
Was ist eigentlich der Prüfauftrag eines Auditors im Zusammenhang mit Rechtskatastern?
Was prüft der Auditor?
Natürlich interessiert den Auditor, ob konkrete Vorschriften im Rechtskataster enthalten und korrekt umgesetzt sind. Häufig wählt er dafür eine aktuelle rechtliche Änderung als Stichprobe. Doch viel entscheidender ist die Systematik dahinter:
- Gibt es ein funktionierendes System zur Erfassung und Bewertung von rechtlichen Änderungen?
- Werden Zuständigkeiten klar zugewiesen?
- Findet eine kontinuierliche Pflege des Rechtskatasters statt?
Denn: Die Normen fordern nicht bloße Listen – sie fordern ein Managementsystem.
Realitätscheck: Sieht das nach einem System aus?
Was Auditoren in der Praxis erleben, spricht oft eine andere Sprache:
- Fragezeichen in den Augen der Auditteilnehmenden.
- Hektisches Einloggen in die Datenbank.
- Zufälliges Durchklicken ohne System.
- Suchergebnisse, die ins Leere laufen.
- Bewertungen, die eher rot als grün erscheinen.
Das wirft eine zentrale Frage auf:
Arbeiten Sie ganzheitlich-systematisch – oder selektiv-reaktiv?
Ursachenanalyse: Warum funktioniert das Rechtskataster nicht wie es soll?
Die Normen fordern bei Nichtkonformitäten eine Ursachenanalyse. Also nehmen wir die typischen Schwachstellen einmal unter die Lupe:
1. Fehlende Kompetenz im Umgang mit dem Rechtskataster
Wenn Auditoren nach rechtlichen Änderungen fragen, geht es nicht nur um den Inhalt – sondern auch darum, wie sicher die auditierte Person mit dem System umgeht.
- Wer ist geschult?
- Wie oft wird im System gearbeitet?
- Gibt es ein strukturiertes Onboarding für neue Mitarbeitende?
Einmalige Schulungen reichen nicht aus.
Ohne regelmäßige Nutzung geht Wissen verloren – und Unsicherheit entsteht. Das erkennt der Auditor sofort.
2. Kein gelebtes Compliance-Management
Die beste Datenbank nützt nichts, wenn sie nur einmal im Jahr geöffnet wird – nämlich kurz vor dem Audit. Dann wird hektisch „weggeklickt“, was eigentlich ein durchdachter Bewertungsprozess sein sollte.
Fragen Sie sich:
- Warum haben wir ein Rechtskataster?
- Wollen wir Risiken frühzeitig erkennen und Chancen nutzen – oder nur ein Zertifikat erhalten?
- Für wen machen wir das? Für den Auditor oder für uns?
Wer Compliance ernst meint, muss kontinuierlich daran arbeiten.
3. Unvollständige oder fehlerhafte Angaben zu Anlagen und Tätigkeiten
Die Inhalte Ihres Rechtskatasters basieren auf den Informationen, die Sie im Rahmen des Setup-Prozesses bereitstellen. Fehlende oder ungenaue Angaben führen zwangsläufig zu Lücken im Kataster.
Unsere Compliance Coaches können nur Plausibilität prüfen – aber die Verantwortung für die Vollständigkeit liegt bei Ihnen. Außerdem sollten Sie regelmäßig hinterfragen:
- Haben sich unsere Tätigkeiten oder Anlagen geändert?
- Sind daraus neue rechtliche Anforderungen entstanden?
Wenn ja: Nehmen Sie Kontakt mit unserem Support auf, um mögliche Anpassungen zu prüfen.
Bonusfrage: Fehlt die Vorschrift wirklich?
Nicht jede vermeintlich „fehlende“ Vorschrift muss auch tatsächlich relevant sein.
Wenn Sie systematisch prüfen und gut dokumentieren können, warum eine bestimmte Vorschrift nicht zutrifft, ist das für den Auditor ein klares Zeichen:
Sie arbeiten strukturiert und verantwortungsvoll.
Fazit: System statt Aktionismus
Ein gepflegtes Rechtskataster ist mehr als ein Pflichtprogramm. Es ist ein zentrales Element Ihres Managementsystems – und ein starkes Instrument, um rechtlichen Risiken zu begegnen.
Wer kontinuierlich daran arbeitet, Zuständigkeiten klar definiert, Schulungen regelmäßig durchführt und Änderungen aktiv einpflegt, wird beim nächsten Audit nicht überrascht – sondern überzeugt.
Ihr Rechtskataster ist nur so gut wie das System dahinter. Sorgen Sie dafür, dass es lebt. Möchten Sie wissen, wie Sie Ihr Rechtskataster nachhaltig und auditfest gestalten? Wir unterstützen Sie gern – proaktiv statt reaktiv.
