Gefahrstoffe gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Was häufig unterschätzt wird: Mit jedem eingesetzten Stoff entstehen Dokumentations-, Prüf- und Schutzpflichten. Die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) verpflichtet Arbeitgeber, ein vollständiges und aktuelles Gefahrstoffkataster, auch Gefahrstoffverzeichnis genannt, zu führen. Was es damit auf sich hat und wie dieses Gefahrstoffkataster aufgebaut sein soll, erfahren Sie hier.

Was ist ein Gefahrstoffkataster?

Ein Gefahrstoffkataster ist eine systematische Erfassung aller im Betrieb verwendeten oder gelagerten Gefahrstoffe im Sinne der GefStoffV. Es dokumentiert:
  • welche Stoffe oder Gemische eingesetzt werden
  • welche Eigenschaften und Gefährlichkeitsmerkmale sie haben
  • in welchen Arbeitsbereichen sie verwendet werden
  • in welchen Mengen sie vorliegen
  • welche Schutzmaßnahmen erforderlich sind
  • auf welches Sicherheitsdatenblatt verwiesen wird
Es ist damit das zentrale Instrument des betrieblichen Gefahrstoffmanagements.

Dieses Kataster über die Gefahrstoffe ist keine formale Liste

Es ist die Grundlage für:
  • Gefährdungsbeurteilung
  • Schutzmaßnahmen
  • Betriebsanweisungen
  • Unterweisung der Beschäftigten
  • behördliche Kontrollen
  • Auditfähigkeit (z. B. ISO 45001)
Fehlt diese Grundlage, fehlt die rechtliche Absicherung.

Rechtliche Grundlage: GefStoffV und TRGS 400

Die Pflicht zur Führung eines Gefahrstoffverzeichnisses ergibt sich aus § 6 GefStoffV. Ergänzend konkretisiert die TRGS 400 die Anforderungen an die Gefährdungsbeurteilung bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen. Ohne ein vollständiges Kataster ist eine sachgerechte Gefährdungsbeurteilung nicht möglich und damit auch keine rechtssichere Organisation des Arbeitsschutzes.

Wer muss ein Gefahrstoffkataster führen?

Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber, der mit Gefahrstoffen umgeht. Das betrifft unter anderem:
  • Industrieunternehmen
  • Handwerksbetriebe
  • Bauunternehmen
  • Werkstätten
  • Logistikbetriebe
  • Labore
  • technische Dienstleister
Entscheidend ist nicht die Branche, sondern der tatsächliche Umgang mit gefährlichen Stoffen oder Zubereitungen.

Welche Stoffe gehören ins Gefahrstoffverzeichnis?

Einzutragen sind alle Stoffe und Gemische, die nach der Gefahrstoffverordnung als gefährlich eingestuft sind. Dazu zählen beispielsweise:
  • entzündliche Stoffe
  • gesundheitsschädliche Chemikalien
  • umweltgefährliche Substanzen
  • fortpflanzungsgefährdende Stoffe
  • erbgutverändernde Stoffe
  • Reinigungsmittel mit Gefahrenkennzeichnung
  • technische Öle, Farben, Lösungsmittel
Auch scheinbar „harmlose“ Produkte können unter die GefStoffV fallen.

Welche Angaben muss ein Gefahrstoffkataster enthalten?

Ein rechtssicheres Gefahrstoffverzeichnis enthält mindestens:
  • Bezeichnung des Stoffes oder Gemisches
  • Einstufung nach CLP-Verordnung
  • Gefahrenhinweise
  • Verweis auf das aktuelle Sicherheitsdatenblatt
  • eingesetzte Gefahrstoffmengen
  • Arbeitsbereich oder Anwendung
  • erforderliche Schutzmaßnahmen
  • Kennzeichnung und Lagerungshinweise
Wesentlich ist dabei nicht nur die Vollständigkeit, sondern die Aktualität. Veraltete Sicherheitsdatenblätter sind einer der häufigsten Beanstandungspunkte bei Kontrollen.

Der Zusammenhang mit Gefährdungsbeurteilung und Betriebsanweisungen

Das Gefahrstoffkataster ist keine isolierte Liste. Es ist Grundlage für:
  • Gefährdungsbeurteilungen
  • Festlegung von Schutzmaßnahmen
  • Erstellung von Betriebsanweisungen
  • Unterweisung der Beschäftigten
Ohne saubere Erfassung der eingesetzten Gefahrstoffe fehlt die Basis für jede weiterführende Schutzmaßnahme.

Typische Fehler in der betrieblichen Praxis

In der Praxis zeigt sich häufig:
  • neue Stoffe werden nicht aufgenommen
  • Mengen werden nicht aktualisiert
  • Sicherheitsdatenblätter sind veraltet
  • keine systematische Überprüfung
  • fehlende Verknüpfung mit Gefährdungsbeurteilung
  • isolierte Excel-Listen ohne Versionierung
  • keine klare Verantwortlichkeit
Diese Lücken bleiben oft lange unbemerkt, bis eine Kontrolle erfolgt oder ein Vorfall eintritt.

Die Risiken bei fehlendem oder unvollständigem Gefahrstoffkataster

Ein mangelhaft geführtes Kataster kann erhebliche Folgen haben:
  • Bußgelder
  • behördliche Auflagen
  • Anordnungen zur Nachbesserung
  • Beanstandungen im ISO-45001-Audit
  • Haftungsrisiken bei Arbeitsunfällen
  • Reputationsschäden
Im Schadensfall wird geprüft, ob der Arbeitgeber seinen Organisationspflichten nachgekommen ist. Fehlt die Dokumentation, ist die Verteidigungsposition geschwächt.

Gefahrstoffmanagement als strukturelle Aufgabe

Ein funktionierendes Gefahrstoffkataster erfordert:
  • klare Zuständigkeiten
  • regelmäßige Aktualisierung
  • systematische Erfassung aller eingesetzten Stoffe
  • Integration in bestehende Arbeitsschutzprozesse
  • regelmäßige Überprüfung im Rahmen interner Kontrollen
Es ist kein einmaliger Erstellungsakt, sondern ein fortlaufender Prozess.

Die Vorteile eines strukturierten Gefahrstoffkatasters

Ein sauberes Gefahrstoffmanagement schafft:
  • Transparenz im Betrieb
  • klare Schutzmaßnahmen
  • bessere Sicherheit für Beschäftigte
  • geringeres Haftungsrisiko
  • Auditfähigkeit
  • Nachweis gegenüber Behörden
Der umfassende Überblick schützt nicht nur Menschen, sondern auf der anderen Seite auch die Unternehmensführung.

Mehr zum Thema: Wie Sie ein Rechtskataster für Unternehmen aufbauen.