Audit-Abweichung: Zu kleiner Anwendungsbereich des Managementsystems

Vom 8.11.2019

Wie bei jedem Gesetz auch, muss für implementierte Managementsysteme deren Geltungsbereich festgelegt werden. Ein zu klein definierter Geltungsbereich kann ein Managementsystem wirkungslos machen.

Auch in den aktuellen Fassungen der Managementsysteme nach DIN ISO 45001, DIN EN ISO 14001 oder DIN EN ISO 50001 ist es den Unternehmen prinzipiell frei gestellt, den Geltungsbereich ihrer Managementsysteme festzulegen:

Der Anwendungsbereich eines Managementsystems kann die ganze Organisation, bestimmte Funktionen der Organisation, bestimmte Bereiche der Organisation oder eine oder mehrere Funktionen über eine Gruppe von Organisationen hinweg umfassen.

In einem Fall bemängelte der Auditor den Anwendungsbereich des auditierten Unternehmens als zu klein. Das Unternehmen, welches im Rahmen eines Audits überprüft wurde, ist die übergeordnete Verwaltungsgesellschaft einer ganzen Gruppe von produzierenden Unternehmen. Der Anwendungsbereich für das SGA-MS (Managementsystem für Sicherheit und Gesundheit) galt nur für die Verwaltungs-GmbH mit reinen Bürotätigkeiten – also nicht für die zahlreichen untergeordneten (in der Außendarstellung namentlich unter der gleichen Marke geführt) produzierenden Organisationseinheiten.

Das SGA-MS war dementsprechend übersichtlich, was die Bewertung von Risiken und Chancen betrifft. Das sehr kleine Gefahrstoffkataster wurde jedoch penibel genau erstellt und gepflegt. Es enthielt detaillierte Einträge zu diversen Geschirr- und Handspülmitteln. Gefährdungsbeurteilungen befassten sich mit der Entkalkung von Kaffeemaschinen…

Mit wenig Aufwand hat das Unternehmen ein Managementsystem aufgebaut, dessen Zertifikat in der Außendarstellung als „global für die Marke gültig“ erscheint. Tatsächlich ist aber nicht belegt, dass ein Management nach aktuellem Stand der Technik für die Belange der Sicherheit und Gesundheit auch für die produzierenden Bereiche greift – also für die Bereiche, wo z. B.

  • geschweißt wird
  • überwachungsbedürftige Anlagen eingesetzt werden
  • gefährliche Abfälle eine Rolle spielen
  • mechanische Gefährdungen (Pressen etc.) vorhanden sind etc.

Der Auditor stufte in seinem Bericht das implementierte SGA-MS als nicht glaubwürdig ein und verweist auf den entsprechenden Passus der DIN-Norm:

Die Glaubwürdigkeit des SGA-Managementsystems der Organisation wird von der Wahl der Grenzen abhängig sein. Der Anwendungsbereich sollte nicht dazu dienen, Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, welche Auswirkungen auf die SGA-Leistung der Organisation haben oder haben können, auszuschließen oder sich ihren rechtlichen Verpflichtungen und anderen Anforderungen zu entziehen. Der Anwendungsbereich ist eine sachliche und repräsentative Erklärung der Betriebsabläufe der Organisation innerhalb der Grenzen ihres SGA-Managementsystems, die interessierte Parteien nicht irreführen sollte.