Muss ein Mitarbeiter über die eigenen Grenzen hinweg in ein Land innerhalb der EU, in die Schweiz oder in Länder, mit denen Deutschland ein Abkommen über die soziale Sicherheit abgeschlossen hat (u. a. Australien) zur Dienstreise aufbrechen, sind viele Vorbereitungen zu treffen. Oftmals wird dabei die Pflicht zur Mitführung einer A1-Bescheinigung übersehen oder nicht als wichtig angesehen. In der Vergangenheit wurde in der Regel über das Nichtmitführen der A1-Bescheinigung hinweg gesehen, doch in letzter Zeit wurde dies immer häufiger geahndet. Vor allem Österreich und Frankreich führen strengere Kontrollen diesbezüglich durch.

Selbst kurze Grenzüberschreitungen, wie beispielsweise wegen eines Vortrages an einem Tag oder von wenigen Stunden, verpflichten die Mitarbeiter dazu eine A1-Bescheinigung mit sich zu führen. Vielen Arbeitnehmern und Vorgesetzten ist dies nicht wirklich bewusst.

Sensibilisieren Sie Ihre zuständigen Mitarbeiter daher rechtzeitig, dass bei Dienstreisen ins Ausland die A1-Bescheinigung mitzuführen ist und behalten Sie dies selbst als Antragssteller im Auge.

Aber was versteht man eigentlich unter einer A1-Bescheinigung?

Bei Dienstreisen ins europäische Ausland müssen die entsendeten Mitarbeiter nachweisen, dass sie im Heimatland sozialversichert sind und damit im Ausland Versicherungsfreiheit genießen. Damit soll eine Doppelbesteuerung verhindert werden. Antragsteller ist der Arbeitgeber für seinen dienstreisenden Arbeitnehmer.

Beachten Sie, dass für jede Entsendung ein gesonderter Antrag gestellt werden muss. Dauerbescheinigungen für Mitarbeiter, die regelmäßig im Ausland tätig sind, werden nur unter sehr engen Voraussetzungen bewilligt.

Wer ist davon betroffen?

Alle Mitarbeiter, die Dienstreisen ins EU-Ausland, in die Schweiz oder in Länder mit denen Deutschland ein Abkommen über die soziale Sicherheit abgeschlossen hat antreten, selbst wenn es sich lediglich um einen Tagesaufenthalt beispielsweise im Zuge eines Seminars von wenigen Stunden handelt.

Wie beantrage ich eine A1-Bescheinigung?

Seit 2019 können Anträge auf Erteilung einer A1-Bescheinigung lediglich in elektronischer Form gestellt werden. Dabei ist zu beachten, dass für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer die jeweilige Krankenkasse zuständig ist. Bei einer Privatversicherung muss ein Antrag bei der Rentenversicherung gestellt werden. Wichtig dabei ist, dass die Angaben vollständig und richtig sind.

Sollten mehrere Dauereinsätze in verschiedenen Ländern geplant sein, kann eine sog. „Dauerbescheinigung A1“ gesondert für jeden Tätigkeitsstaat beantragt werden. Die Bearbeitungszeit beträgt normalerweise circa 3 Arbeitstage, daher sollte der Antrag auf eine Ausstellung der A1-Bescheinigung zumindest 4 Arbeitstage vor Dienstreiseantritt gestellt werden.

Welche Möglichkeiten gibt es, sollte die Bescheinigung nicht rechtzeitig vorhanden sein?

Bei ungeplanten und kurzfristigen Auslandsdienstreisen kann bei nicht rechtzeitig vorliegender A1-Bescheinigung diese nachgereicht werden. In einem solchen Fall sollten Sie aber zumindest einen Nachweis über die Antragstellung – zum Beispiel in Form einer Kopie des Antrags – mitführen und eine sofortige Beantragung ab Kenntnis des Auslandaufenthalts durchführen. Werden Sie von Kontrollorganen überprüft, ist es Ihnen so zumindest möglich zu beweisen, dass bereits ein Antrag auf Ausstellung der A1-Bescheinigung gestellt wurde, aber keine rechtzeitige Übersendung stattgefunden hat. Dies reicht normalerweise aus, um bußgeldfrei die Dienstreise fortsetzen zu können.

Und was droht bei Nichtmitführung einer A1 Bescheinigung?

Zwar finden in vielen EU – Staaten bislang noch keine flächendeckenden Kontrollen statt, dennoch ist zu beobachten, dass in einigen EU – Ländern, wie beispielsweise in Frankreich und Österreich, vermehrte Kontrollen, ob eine A1-Bescheinigung mitgeführt wird, stattfinden. Wird Ihr Mitarbeiter tatsächlich überprüft und führt keine A1-Bescheinigung bzw. einen Nachweis über einen Antrag einer solchen auf einer Auslandsdienstreise bei sich, drohen Ihnen und Ihren Mitarbeiter Bußgelder in empfindlicher Höhe. Es droht also für beide Arbeitsvertragsparteien Ärger. Neben Bußgeldern können auch Sozialversicherungsbeiträge im Ausland – wegen vermeintlicher Schwarzarbeit – anfallen, die teilweise sogar sofort zu bezahlen sind. Beachten Sie dabei, dass Art und Umfang der Sanktionen sich nach dem Recht des jeweiligen Gastlandes richtet und unterschiedlich geregelt sind.

Vor diesem Hintergrund ist dringend zu empfehlen bei anstehenden Auslandsdienstreisen rechtzeitig eine A1-Bescheinigung zu beantragen und darauf zu achten, dass diese von Ihren Arbeitnehmern mitgeführt werden. Überprüfen Sie auch die Vorgehensweisen in Ihrem Unternehmen und passen Sie diese gegebenenfalls.