Seit dem 1. Januar 2020 gelten verschärfte Vorgaben des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, kurz Kassengesetz. Die neuen Bestimmungen gelten für alle, die etwas verkaufen oder Dienstleistungen gegen Geld anbieten. Ziel der neuen Regelungen ist es, Manipulationen an Kassen zu verhindern, um dadurch Steuerhinterziehungen bei Bargeschäften zu vermeiden. Künftig muss daher Folgendes beachtet werden:

Nachrüstung der Registrierkassen

Unternehmer mit technisch nachrüstbaren Registrierkassen, sind verpflichtet, diese bis zum 30. September 2020 nachzurüsten. Unter zwei Bedingungen können Unternehmer allerdings ihr altes Aufzeichnungssystem noch bis zum 31. Dezember 2022 nutzen. Erstens, die Kasse ist aus technischen Gründen nicht aufrüstbar. Zweitens das System wurde nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 erworben und entspricht den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010.

Aufzeichnungspflicht der Geschäftsabschlüsse und anderer Vorgänge

Jeder Geschäftsabschluss oder andere Vorgänge müssen nun einzeln aufgezeichnet werden. Werden elektronische Aufzeichnungssysteme benutzt, dürfen die Geräte nur noch verwendet werden, wenn die Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufgezeichnet werden können. Dabei müssen die Daten auf ein Speichermedium gesichert und verfügbar sein. Andere Vorgänge sind solche, die unmittelbar durch die Betätigung der Kasse erfolgen (z.B. Scanvorgang eines Barcodes), unabhängig davon, ob sich daraus ein Geschäftsvorfall entwickelt.

Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE)

Im Zuge dessen sind Unternehmen nun verpflichtet ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) zu verwenden. Alle elektronischen Registrierkassen oder andere elektronisch oder computergestützte Kassensysteme müssen daher über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die jederzeit eine fehlerfreie Datenübermittlung von Grundaufzeichnungen an das Finanzamt ermöglicht.

Eine technische Sicherheitseinrichtung besteht dabei aus folgenden drei Teilen:

  1. Dem Sicherheitsmodul
    Das Sicherheitsmodul stellt sicher, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs festgehalten und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.
  2. Dem Speichermedium
    Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
  3. Der digitalen Schnittstelle
    Die digitale Schnittstelle garantiert eine reibungslose Datenübertragung, z.B. für Prüfungszwecke.

Die technische Sicherheitseinrichtung kann entweder cloudbasiert oder als Gerät hinzugefügt werden.

Mitteilungspflicht an das Finanzamt

Der Steuerpflichtige hat den zuständigen Finanzämtern folgende Angaben mitzuteilen:

  • Name und Steuernummer,
  • Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
  • Anzahl, Seriennummern und Anschaffungsdaten der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme und
  • Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Die Daten müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder der Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems an das Finanzamt weitergeleitet werden. Zudem muss ein amtlich vorgeschriebener Vordruck verwendet werden.

Belegausgabepflicht

Mit der neuen Belegausgabepflicht sollen alle Geschäftsvorfälle dokumentiert werden. Jedem Kunden muss also ein Kassenbeleg ausgestellt werden, wenn eine elektronische Kasse genutzt wird. Dieser Beleg kann sowohl digital als auch gedruckt zur Verfügung gestellt werden, muss aber in unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erteilt werden.

Der Kunde muss diesen Beleg aber nicht entgegennehmen, sofern er dies nicht will.

Ab 2020 müssen zusätzlich zu den bereits bestehenden Angaben – wie etwa Aussteller des Kassenbons, mit vollständiger Adresse, Datum und Uhrzeit, Belegnummer, Zahlungsart – die Seriennummer des Serienmoduls und der Prüfwert angegeben werden.

Um nachträgliche Manipulationen der Umsätze zu vermeiden, müssen die Belege manipulationssicher aufbewahrt werden und jederzeit überprüfbar sein. Jede Buchung erhält dabei eine elektrische Signatur. Die Überprüfung erfolgt durch ein Journal, welches exportiert und vom Finanzamt auf Lücken geprüft wird.

Werden Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkauft, muss kein Beleg ausgegeben werden. Um diese Ausnahme nutzen zu können, muss allerdings ein Antrag (§148 AO) bei der Finanzbehörde gestellt werden. Anschließend entscheidet die Finanzbehörden im Ermessen, ob eine Ausnahme von der Belegausgabe gemacht werden kann oder nicht. Zu beachten ist, dass die Befreiung jederzeit widerrufen werden kann.

Neue Sanktionen bei Nichteinhaltung

Entspricht das Kassensystem nicht den gesetzlichen Anforderungen, kann dies zu Sanktionen führen bzw. muss damit gerechnet werden, dass das Finanzamt die zu zahlenden Steuern aufgrund eines geschätzten Gewinns festsetzt. Die Schätzung kann zu einer überhöhten Steuer führen. Wurden tatsächlich Erlöse verkürzt, drohen zudem strafrechtliche Konsequenzen. Verstöße können mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Fazit

Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass das Kassengesetz zukünftig Steuerhinterziehungen und Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen erschweren wird. Besitzer von Registrierkassen müssen zusätzliche Vorgaben erfüllen, um keine Sanktionen erwarten zu dürfen. Vor diesem Hintergrund sollten Sie sich möglichst zeitnah mit den neuen Regelungen vertraut machen und Registrierkassen, die die vorgeschriebenen technischen Ausrüstungen besitzen, anschaffen oder die alten Kassensysteme gegebenenfalls nachrüsten. Behalten Sie zudem im Hinterkopf, dass Sie bis zum 31. Januar 2020 Ihre Bestandskassen an das zuständige Finanzamt melden müssen. Ab dem 1. Januar 2021 müssen Sie zudem – innerhalb eines Monats – melden, wenn Sie neue Kassen anschaffen oder alte Kassen abschaffen.